Arhivarea documentelor: Care sunt perioadele minime de păstrare și în ce condiții, conform celor mai recente modificări

Arhivarea documentelor: Care sunt perioadele minime de păstrare și în ce condiții, conform celor mai recente modificări

Arhivarea presupune păstrarea, în anumite condiții, fie fizic, fie electronic, pe perioade de timp care pot ajunge și până la 50 de ani, a unor documente folosite de firme în activitatea lor curentă. Orice modalitate ar alege de a le păstra, firmele trebuie să fie în măsură să le pună la dispoziția celor interesați atunci când li se solicită asta prin lege.

Prin recenta OUG nr. 13/2021, în Legea contabilității au intrat câteva prevederi noi referitoare la păstrarea bilanțurilor. Astfel, în lege scrie acum expres că situațiile financiare și raportările contabile celor care au realizat o cifră de afaceri mai mare decât echivalentul în lei a 1.000.000 euro la sfârșitul exercițiului financiar precedent se păstrează timp de zece ani.

Aceeași lege a contabilității prevedea deja că registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva firmelor timp de zece ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.

„În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua măsuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementărilor emise în acest sens, în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia”, prevede legea.

Avem totuși o reglementare specifică în ceea ce privește documentele financiar-contabile – e vorba de Ordinul MFP nr. 2634/2015. Ordinul cuprinde setul complet de norme în privința păstrării documentelor (de la ce mențiuni trebuie înscrise și până la forma de păstrare sau termenele obligatorii). Foarte important e că legislația permite la acest moment păstrarea acestor documente atât în format hârtie, cât și electronic.

Ordinul MFP prevede peste 20 de documente care trebuie păstrate obligatoriu cinci ani de zile (de asemenea, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite):

• notă de recepție și constatare de diferențe;
• bon de predare, transfer, restituire;
• bon de consum;
• bon de consum (colectiv);
• lista zilnică de alimente;
• dispoziție de livrare;
• fișă de magazie;
• listă de inventariere;
• listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
• chitanță;
• chitanță pentru operațiuni în valută;
• dispoziție de plată/încasare către casierie;
• borderou de achiziție;
• borderou de achiziție (de la producători individuali);
• decont pentru operațiuni în participație;
• ordin de deplasare (delegație);
• ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
• decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
• decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
• notă de debitare/creditare;
• fișă de cont pentru operațiuni diverse;
• fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei);
• decizie de imputare;
• angajament de plată.

De asemenea, documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

În cazul în care o firmă alege să păstreze documentele financiar-contabile în format hârtie, arhivarea lor trebuie să respecte două reguli esenţiale, astfel:

• documentele să fie grupate în dosare, numerotate și șnuruite;
• gruparea documentelor în dosare să fie făcută cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea.

Aceste dosare trebuie păstrate în spații special amenajate, unde pot fi asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii. În ceea ce privește evidența documentelor în arhivă, aceasta se ține, potrivit ordinului menționat, cu ajutorul unui registru de evidență, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea lor în decursul timpului.

În schimb, dacă evidenţa contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, firmele pot păstra documentele pe suporturi tehnice, cu o condiţie: actele să poată fi listate în orice moment, fie atunci când entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control competente.

De asemenea, documentele financiar-contabile pot fi păstrate, în baza unor contracte de prestări servicii, și de către operatori economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice. Într-un asemenea caz, răspunderea în ceea ce privește păstrarea documentelor revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității beneficiare.

Foarte important: nerespectarea obligației de a păstra, precum și a obligației de a prezenta organului fiscal datele arhivate în format electronic și aplicațiile informatice cu ajutorul cărora acestea au fost generate poate fi sancționată contravențional cu o amendă între 12.000 şi 14.000 de lei, dacă vorbim de contribuabili mari și mijlocii, respectiv cu o amendă între 2.000 la 3.500 de lei, dacă vorbim de micii contribuabili ori de persoanele fizice (PFA-uri, de pildă).

Sursa: avocatnet.ro